Es importante entender la definición de VoIP, ya que esta tecnología está ganando terreno en las organizaciones.
Y con razón, al ser más moderna y adaptarse a los desafíos económicos de nuestra época, el sistema Voice over IP ofrece numerosas ventajas a los profesionales de todos los sectores.
Pero aunque la VoIP será pronto la norma, es cierto que no es tan fácil de entender. Por eso, hoy aclararemos tus dudas.
¿Qué es el servicio VoIP? ¿Cómo funciona? ¿Qué beneficios concretos pueden obtener las organizaciones?
VoIP: definición simple
¿Qué es la VoIP?
VoIP, que significa Voice over IP, se puede traducir como “voz sobre IP”.
Este acrónimo se refiere a todos los sistemas de comunicación que transmiten voz a través del protocolo de internet (cable, fibra óptica, wifi, etc.), ya sean redes privadas o públicas.
Ten en cuenta que lo que llamamos “voz” se refiere a diferentes aspectos. De hecho, la VoIP ha evolucionado con los años. Si inicialmente se refería al transporte de comunicaciones vocales, las tecnologías actuales incluyen la transmisión de flujos multimedia, por ejemplo:
- Audio
- Vídeo
- Mensajería instantánea, etc.
¿Cómo surgió VoIP?
La primera aplicación VoIP, NetFone, se creó en la década de 1990. Pero fue a partir de 2003 cuando este sistema se desarrolló y popularizó entre el público en general (y luego entre las empresas), fecha de creación de su representante más ilustre: Skype.
La tecnología despegó entonces, llegando a representar rápidamente el 25% del volumen de llamadas vocales. También se perfeccionó, dejando de centrarse únicamente en la voz, como hemos visto. Se ofrecen servicios complementarios, como vídeo o mensajería instantánea.
Hoy en día, la telefonía VoIP es más que nunca una alternativa común a la telefonía tradicional analógica (o RTC), especialmente en las empresas, cada vez más conscientes de los beneficios que ofrece.
Ha sonado la sentencia de muerte para la telefonía tradicional, anunciando el comienzo de la era del VoIP.
¿Cómo funciona la telefonía VoIP?
VoIP: funcionamiento general
Mientras que la telefonía tradicional transforma los datos vocales en una señal analógica y luego los transporta a través de redes de cables de cobre;
la VoIP, por su parte, hace transitar la voz en forma de paquetes de datos digitales, a través de la red que utiliza el protocolo IP.
Para ello, estos datos se comprimen (mediante un códec), se agrupan, se envían por internet y luego se descomprimen una vez que llegan a su destino.
VoIP e IPBX
Más concretamente, una empresa que desee adoptar un servicio VoIP debe conectar sus terminales a un IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange), o PBX IP. Se trata de una centralita telefónica, a su vez conectada al operador.
Difiere, por tanto, del PABX (Private Automatic Branch eXchange), centralita telefónica que opera a través de la red telefónica clásica, y no de la red IP.
Existen diferentes tipos de IPBX:
- El IPBX físico: integrado en una infraestructura local, se materializa en forma de una caja instalada en la empresa.
- El Centrex: si se necesita un IPBX, todo se gestiona y centraliza en un tercero, por ejemplo, un operador telefónico, y la infraestructura telefónica está dedicada a varios clientes. En este caso, el servicio se aloja en la nube o en un servidor externo.
- El PBX virtual: aquí, la centralita telefónica es 100% cloud, pero sigue siendo privada. Por lo tanto, la empresa no tiene que gestionar ninguna infraestructura telefónica.
Cuando la infraestructura de tu sistema de telefonía IP está alojada en la nube, se habla de telefonía en la nube. Como habrás comprendido, esta tecnología ofrece ventajas específicas, ya que el IPBX no se almacena en tus instalaciones. También simplifica enormemente tus procesos: solo necesitas una aplicación web para conectarte a los diferentes servicios.
Para obtener más información sobre las ventajas de este sistema, consulta nuestro Libro Blanco “¿Por qué debería pasarse a la telefonía en la nube? Las 9 ventajas clave”, escrito en colaboración con Ubefone.
Los diferentes terminales telefónicos
Finalmente, ¿cuáles son los aparatos que soportan la tecnología VoIP? Hay diferentes tipos de terminales:
- El softphone: se trata de un software desplegado para la telefonía. En este caso, ya no se necesita un aparato telefónico. Basta con tener un ordenador (con el que todas las empresas están equipadas), un altavoz, un micrófono y, posiblemente, unos auriculares.
- El hardphone, o teléfono IP: se parece a un teléfono tradicional, con la diferencia de que se conecta a internet.
- El teléfono IP wifi: igual que el anterior, ya no necesita conexión porque se conecta a través del wifi.
¿Cuál es la diferencia entre VoIP y ToIP?
El sistema ToIP (Telephony over IP) se basa en el de la VoIP, y a menudo se confunden ambos. ¿Qué diferencias hay?
Si lo simplificamos, podemos decir que el primero, a diferencia del segundo, se ejecuta en el marco de una red IP local. Se utiliza entonces mediante un IPBX privado, que funciona internamente en la empresa a través de su LAN (Local Area Network). La VoIP, en cambio, no funciona a través de una red local, ya que implica transmisiones entre la empresa y el operador telefónico.
Por lo tanto, la VoIP suele ser más económica, ya que requiere menos inversión en infraestructura. Además, permite beneficiarse de ofertas en la nube a precios interesantes.
Las ventajas de la telefonía VoIP
Ventaja financiera
Todos hemos disfrutado de las ventajas financieras que ofrecen los sistemas VoIP, por ejemplo, llamando por Skype a un amigo que reside al otro lado del mundo… ¡sin coste alguno! El mundo profesional se dio cuenta rápidamente de que también tenía beneficios que obtener.
Según las ofertas (suficientemente variadas para adaptarse a todo tipo de empresas), se pueden realizar importantes ahorros. En comparación con la telefonía analógica, los precios de las llamadas son generalmente más baratos.
Además, los costes del material también son menores. Este es el caso, en particular, si se optan por softphones, lo que permitirá evitar importantes costes de material.
Cada empresa debe estudiar la fórmula que mejor le convenga entre todas las posibilidades existentes en el mercado (Centrex, IPBX físico, hardphones, softphones, etc.), para encontrar el modelo más ventajoso económicamente.
Adaptabilidad e implementación sencilla
Un servicio VoIP es rápido y fácil de implementar. Esta tecnología responde eficazmente a la evolución de las necesidades de las organizaciones. Es más fácil, por ejemplo, equipar a más personal en caso de contratación masiva, o readaptar la infraestructura de telefonía empresarial en el marco de una reestructuración de la empresa.
El IPBX también es más fácil de instalar que el PABX, ya que este último requiere numerosas conexiones y configuraciones.
Por último, cabe señalar que el mantenimiento de un sistema VoIP es menos difícil de realizar, especialmente si se externaliza parte de los servicios.
Funcionalidades numerosas e interconexión
Con la telefonía IP, las empresas disponen de un mayor abanico de funciones:
- Estadísticas de llamadas
- Elección del número de las llamadas salientes que se muestra
- Transferencia de llamadas
- Contestador automático, etc.
Por otra parte, gracias a la tecnología CTI (Computer telephony integration), el sistema VoIP se integra con muchas otras herramientas, como los programas de Helpdesk o los CRM. Esta interconexión optimiza enormemente la gestión del soporte al cliente o de las actividades comerciales… ¡y aumenta la calidad del servicio y la productividad de los empleados!
Movilidad y teletrabajo
La telefonía VoIP acompaña muy bien a los empleados que se desplazan. Según las opciones, bastan un teléfono móvil, una aplicación web dedicada y una conexión a internet.
Además, hemos visto que a veces ya no es necesario tener un teléfono físico, y que un ordenador puede servir perfectamente. ¡Práctico para el teletrabajo!
Comunicación interna mejorada
Dado que la tecnología VoIP se integra muy bien en el entorno de trabajo, contribuye a apoyar la política de comunicación unificada de las empresas.
De hecho, muchas soluciones combinan en su sistema herramientas como la videoconferencia o el chat, y por lo tanto fluidifican la transmisión de información interna.
Como habrás comprendido, los profesionales de todos los sectores deben plantearse la cuestión de la VoIP… más aún teniendo en cuenta la desaparición anunciada de las líneas RTC. Pero más allá de esta obligación, es cierto que las organizaciones tienen mucho que ganar. La Voice over IP es la telefonía empresarial actual, la que responde a los nuevos retos sociales y profesionales. Es la telefonía más económica, más conectada y más ágil.